Effektive Gremienarbeit beim Stahlinstitut VDEh mit dem Dokumentenmanagementsystem META-DOK

Innerhalb des Stahlinstituts VDEh arbeiten viele Ausschüsse, deren Teilnehmer Mitarbeiter der im Verband zusammengeschlossenen Unternehmen und Organisationen sind. Diese Ausschüsse treffen sich nur wenige Male im Jahr, arbeiten jedoch ganzjährig an technischen, wissenschaftlichen oder auch anderen Themen. Dabei entsteht eine Vielzahl von Dokumenten, die ausgetauscht werden müssen. Dies geschah i. d. R. per Mail. Wesentlicher Nachteil des Austauschs per Mail war jedoch, dass die Dokumente nicht zentral gespeichert und bereitgestellt wurden. Durch den Mailaustausch war es schwierig, die Versionen sauber zu verwalten. Zudem musste jedes Mitglied einer Arbeitsgruppe selbst dafür sorgen, dass es sein Arbeitsmaterial verfügbar hat.

Zur Vereinfachung der Gremienarbeit wurde daher eine Plattform gesucht, die folgende Anforderungen erfüllt:

• Einfacher Zugriff aller Nutzer per geschütztem Internetzugang vom eigenen Arbeitsplatz aus
• Keine Einschränkung hinsichtlich technischer Hürden (z. B. Firewall-Restriktionen)
• Bereitstellung von virtuellen Arbeitsräumen, in denen die Arbeitsgruppen zentral Dokumente ablegen und austauschen können
• Einfache, mehrsprachige Bedienoberfläche für den internationalen Einsatz des Systems
• Zentrale Administrierbarkeit

- Günstige Kosten trotz großer Nutzerzahl

Das Dokumentenmanagementsystem META-DOK Mit Einführung des Dokumentenmanagement-/und Wissensmanagementsystems META-DOK von Meta-Level Anfang 2006 steht den Mitgliedern eine inzwischen auch mehrsprachige Plattform zur Verfügung, die zum einen als zentrale Ablage und zum anderen der Verteilung von Informationen an die Mitglieder dient. Das Web-Portal ermöglicht den Zugang zum System via Webbrowser ohne lokale Installation. Durch die sehr einfache und intuitive Bedienung der Plattform ist keine explizite Schulung der Nutzer notwendig. Mittels eines Abonnementservices, über den Mitglieder automatisch über Neuheiten und Änderungen zu relevanten Themen informiert werden können, wird die Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppen zusätzlich stark vereinfacht. Eine Versionsverwaltung erlaubt die Nachvollziehbarkeit der Historie von Dokumenten. Die Dokumente liegen zentral vor und werden vom Institut gesichert.